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會議接待流程

發布:寧秀文化傳媒 時間:2015-11-22 人氣:   

會議接待

一、會議工作總體思路

(一)任務分解:將會議工作分解為各專項任務,明確分工、保證質量。

(二)責任到人:每項任務均有專人負責。

(三)周密計劃:每項任務均須制訂周密的工作計劃。

(四)逐項落實:計劃的每個環節、步驟均須嚴格落實。

二、會前準備

(一)成立會務

1.會務組組長:總體負責。

2.文秘材料小組:負責組織、收集、整理、編印會議材料,會議記錄(及錄音錄像)、會議紀要與總結起草。

3.后勤保障小組:負責會議的會場、吃飯、住宿(煙、酒水、飲料、水果等)等后勤保障事宜。

備注:任務分解后形成《會議接待方案》。

(二)明確會議概況

1.全體辦會人員應明確會議概況,了解以下基本內容:

(1)會議主題

(2)級別與規模

(3)參會人員(與會人員的姓名、單位、職務)

(4)會期與日程安排(會議日期、天數、議程、活動安排等)

注:日程安排形成會議指南。

(5)會議經費申批:根據會議概況,按照神東電力公司本部有關標準預算會議經費,簽報領導批準。

(三)下發會議通知、登記代表名單

1.責任人:文秘材料小組。

2.責任:在落實以上各項工作后,起草會議通知、報領導批準后下發或以其他形式通知各參會單位。通知內容應包括:

(1)會議主題

(2)參會人員

(3)會期安排

(4)會議地點與聯系電話

(5)會務組聯系人與聯系電話

(6)報到日期

(7)有關事項(如要求自帶有關材料、物品等)

(8)會議回執(附表2)

(9)會址交通導引

3.落實:會議通知以傳真(可包括電子郵件)、原件郵寄方式傳達各參會單位。

會議通知下發后,會務組聯系人負責按會議回執登記報名情況,形成《會議代表登記表》(附表3),制作會議名冊。登記內容應包括:

(1)單位

(2)姓名

(3)職務

(4)性別

(5)民族

(6)到達航班與到達時間

(7)是否要求接站

登錄工作應盡早完成,并在此基礎上制訂《會議接待指南》。

(四)選定會議地點

1.責任人:后勤保障小組。

2.責任:聯系幾家賓館(先前最好有一些基本了解),實地考察、比較。應調查的項目包括:

(1)價格(客房、會場及其他服務項目的價位)

(2)設施(客房、會議室、休閑設施、環境等)房間有無網線、是否含早餐

(3)服務(辦會經驗、餐飲質量、服務態度等)

(4)交通(便利與否)

(5)當期有無接待能力

3.落實:綜合比較后按優質低價原則選取一家,簽報或口頭匯報領導批準。領導批準后,立即完成以下工作:

(1)與賓館確認各主要服務項目的收費標準與折扣

(2)根據會議預算在財務借款

(五)準備會議材料、用品

1.責任人:兩組分工協作。

2.材料內容:會議材料由材料文秘小組負責整理、印制。除正式上會材料外,還應包括:

(1)會議代表名單(附房間號)

(2)日程安排,各項活動地點及注意事項等

3.會議用品:會議用品由后勤保障小組負責,應準備的會議用品包括:

(1)會場條幅(或現場LED顯示器)

(2)會議代表證

(3)與會領導桌簽

(4)文件袋、筆記本、筆

(5)錄音筆、照相機、攝像

(6)便攜機、打印機及紙張、投影儀(根據需要)

(7)花卉、水果及方便食品(可由賓館準備,或自行購置、分發)

(8)藥箱(備常用藥品)

(9)現場安全帽的準備

(六)餐飲安排

1.責任人:后勤保障小組。

2.責任:與酒店緊密協調,盡早落實以下工作:

(1)吃飯人數

(2)包間預定

(3)煙、酒水準備

(4)飯后車輛安排

(七)會場安排

1.責任人:后勤保障小組。

2.責任:與賓館緊密協調、現場核查,或在辦公區域準備,盡早落實以下工作:

會議室

領導臨時休息室

各次分會的會場布局,包括:大會還是圓桌會、座次安排、花卉擺設、話筒音響燈光攝影、攝像負責人、投影儀

(八)文體活動安排

會后去周邊旅游景點應按實際時間安排。

(九)房間安排

1.責任人:后勤保障小組。

2.責任:在確定了參會代表名單之后,即在賓館訂房、安排房間,包括:

房間內水果、煙、礦泉水擺放。

三、會中服務

(一)接站

(二)簽到

1.在正式報到前日,應完成以下工作:

(1)將分裝好會議材料的文件袋放至會議室或賓館

(2)統一領取代表房間鑰匙

(3)花卉、水果等分發到各房間

2.簽到工作包括以下環節:

(1)在賓館門廳懸掛歡迎條幅(或設置歡迎引領標牌)

(2)在賓館門廳設置簽到處、專人負責簽到

(3)確認返程日期及訂票

四、會后收尾

(一)退房、送站

 

(二)紀念品的發放

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